Python自动化办公 | 同事要我帮忙补写178份Word日报！别闹！

作者：Ryoko

来源：凹凸数据

不久前，一个同事有个项目要向领导交差，其中一部分工作是根据 excel 表中的每日数据，按格式整理成日报写入 word。

好家伙！足足 178 天的量要补，如果要靠复制粘贴，岂不是肝到吐血，（你给我自己解决啊！）

好吧ojbk，是时候祭出 Python 办公自动化了。

一、基础数据整理

首先让我们来看看数据样本和输出文档的需求（敏感数据已做和谐处理）：原始 excel 文件中有 n 个子表，每个子表为一天的数据，存在无记录和有记录（部门数 ≥ 1，每个部门记录数 ≥ 1）两种情况，需分别整理成两种日报，一为纯文本描述，二为附带表格的文档。

撸起袖子，开骂！

哦不，开始写代码！

先将子表合成一个，便于统一观察每日数据记录的规律，也方便后期处理。使用 xlrd 库读表，获取工作簿中的活动表名，再使用 pandas 库遍历子表以合并，dataframe 格式的数据对 excel 表的相性绝佳。

def merge_sheet(filepath): # 合并多个同表头的子表
    wb = xlrd.open_workbook(filepath)
    sheets = wb.sheet_names()
    df_total = pd.DataFrame()
    for name in sheets:
        df = pd.read_excel(filepath, sheet_name=name)
        df_total = df_total.append(df)
    df_total.to_excel("merge.xlsx", index=False


    
)

二、输出两种日报

（一）纯文本文档

根据需要输出的日报样式，输出无记录的日报只需读取【日期】列和【填报部门】列，将【填报部门】列为无的日期段按每日输出即可。观察原表数据，直接筛选无填报记录的数据丢到命名为“无”的子表里。

这里也可以利用 .groupby() 对【填报部门】列分组，取“无”的那一组，可是要注意一点：虽然 Python 很强大，但不需要将所有事情都交给 Python 做。

导入库和模块如下：

import pandas as pd
import xlrd
from docx import Document
from docx.shared import Pt
from docx.shared import Inches
from docx.oxml.ns import qn
from docx.enum.text import WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT
from docx.enum.section import WD_ORIENTATION

基本流程很简单，读入无填报记录的数据，按日期输出 word 文档。

def wu_to_word(filepath):
    df = pd.read_excel(filepath, sheet_name="无")
    date_list = list(df['日期'])
    for d in date_list:



    
        filename = wordname+str(d)+"）.docx"  # 输出的word文件名
        title = "("+str(d)[:4]+"."+str(d)[4:6]+"."+str(d)[6:8]+")"  # 副标题日期XXXX.XX.XX
        word = str(d)[:4]+"年"+str(d)[4:6]+"月"+str(d)[6:8]+"日"  # 开头、落款日期XXXX年XX月XX日
        wu_doc(title, word, filename)
        print(f"文件：{filename},{title},{word} 已保存")

每份文档都会用到的同样的内容也可以先设定好。

wordname = "XX公司业务数据表（日报" all_title = " XX公司业务报告"

生成 word 内容，不加表格的情况下还是比较容易实现的，注意调整好格式。

def wu_doc(title,word,filename):  # 传入副标题日期，文段开头及落款的日期，文件名
    doc = Document()  # 创建文档对象
    section = doc.sections[0]  # 获取页面节点
section.orientation = WD_ORIENTATION.LANDSCAPE  # 页面方向设为横版
new_width, new_height = section.page_height, section.page_width  # 将原始长宽互换，实现将竖版页面变为横版
    section.page_width = new_width
    section.page_height = new_height
    # 段落的全局设置
    doc.styles['Normal'].font.name = u'宋体'  # 字体
    doc.styles['Normal']._element.rPr.rFonts.set(qn('w:eastAsia'), u'宋体')  # 中文字体需再添加这个设置
    doc.styles['Normal'


    
].font.size = Pt(14)  # 字号 四号对应14
    t1 = doc.add_paragraph()  # 添加一个段落
    t1.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中
    _t1 = t1.add_run(all_title)  # 添加段落内容（大标题）
    _t1.bold = True  # 加粗
    _t1.font.size = Pt(22)
    t2 = doc.add_paragraph()  # 再添加一个段落
    t2.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中
    _t2 = t2.add_run(title + "\n")  # 添加段落内容（副标题）
    _t2.bold = True
    doc.add_paragraph(word + "无记录。\n\n").paragraph_format.first_line_indent = Inches(0.35)  # 添加段落同时添加内容，并设置首行缩进
    doc.add_paragraph(word).paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT  # 落款日期右对齐
    doc.save(dir+filename)  # 按路径+文件名保存

执行！104 份无填报记录的日报就写好啦，干脆就这样交差吧，剩下的不想研究了哈哈哈。

（二）附表格文档

有报送记录的数据处理起来相对复杂一点，先看一下原始数据。

比如 X 年 X 月 X 日，有 N 个部门填报了数据，根据文档样例，文段描述部分需要整理成如下格式：

部门 A：“报送内容1” X条记录；“报送内容2” Y条记录；部门 B：……；部门 C：……；

而附件表格部分需整理成如下格式，可以预想把每一行需要的数据整理一个 list，按行写入表格：

基本流程类似，读表后先按日期分组，每一组含一天中的一个或多个部门数据，再生成某一天的附件需要的表格，接着整理文段描述，最后按日期输出每一天的 word 文档。

def what_to_word(filepath):
    df = pd.read_excel(filepath, sheet_name="有")
    df.fillna('', inplace=True)  # 替换nan值为空字符
    dates = []  # 日期列表
    df_total = []  # 分日期存的所有df
    list_total = []  # 每一份word中需要的表数据合集
    for d in df.groupby('日期'):
        dates.append(d[0])
        df_total.append(d[1])



    
    for index,date in enumerate(dates):
        list_oneday = []  # 某一个word所需的表数据
        for row in range(len(df_total[index])):
            list_row = get_table_data(df_total, index, row)  # 其中一行数据
            list_oneday.append(list_row)
        list_total.append(list_oneday)
    for index, date in enumerate(dates):
        filename = wordname+str(date)+"）.docx"  # 输出的word文件名
        title = "("+str(date)[:4]+"."+str(date)[4:6]+"."+str(date)[6:8]+")"  # 副标题日期XXXX.XX.XX
        word = str(date)[:4]+"年"+str(date)[4:6]+"月"+str(date)[6:8]+"日"  # 开头、落款日期XXXX年XX月XX日
        sentence = get_sentence(df_total, index)  # 某一天的文段描述
        what_doc(title, word, sentence, list_total[index], filename)  #传入需要的内容后输出文档
        print(f"文件：{filename} 已保存")

下面让我们分别看看整理表格、整理文段、输出文档是如何实现的。

1、整理表格

获取 excel 表中的一行数据（说明：df_total[df_index] 为一个 dataframe，其 values 为一个二维的 numpy 数组），整理各级指标、各部门报送情况和备注，返回一个列表。

def get_table_data(df_total, df_index, table_row):
    list1 = df_total[df_index].values[table_row]  # excel表中的一行



    
    list2 = list1[3:7]  # 一至四级指标
    for i in range(len(list2)):  # 当前指标为空则沿用上级指标
        if list2[i] == '空' and i != 0:
            list2[i] = list2[i - 1]
    content = list1[2] + ":\n" + list1[-4]  # 报送内容
    if '否' in list1[-2]:  # 备注
        remark = '有记录未上传，' + str(list1[-1])
    else:
        remark = '已上传'
    list3 = list2.tolist()  # 需填入word中的表数据，由numpy数组转为list列表
    list3.append(str(content))
    list3.append(str(remark))
    return list3

2、整理文段

对当日数据中的【填报部门】列中的唯一值计数，得知有 N 个部门填报了数据。对部门分组，获取其相关信息，组合成 [（报送内容，记录数，是否上报，备注）] 的格式，再整理出形如 “有N个部门报送了数据：部门X：“ 报送内容XXX ” X条记录；... ...” 的描述串。

def get_sentence(df_total, df_index):
    df_oneday = df_total[df_index]
    num = df_oneday['填报部门'].nunique()  # 部门的数量
    group = []  # 部门名称
    detail = []  # 组合某个部门的数据，其中元素为元组格式(, , , )
    info = ''  # 报送情况描述
    for item in df_oneday.groupby('填报部门'):



    
        group.append(item[0])
        detail.append(
            list(
                zip(
                    list(item[1]['报送内容']),
                    list(item[1]['记录数']),
                    list(item[1]['是否上报']),
                    list(item[1]['备注'])
                )
            )
        )
    for index, g in enumerate(group):  # 整理每个部门的填报情况
        mes = str(g)+'：'  # 部门开头
        for i in range(len(detail[index])):
            _mes = detail[index][i]
            if int(_mes[1])>0:
                mes = mes + f'“{_mes[0]}”{_mes[1]}条记录；'
        info = info + mes
    info = info[:-1]+"。"  #将最后一个分号替换成句号
    sentence = f"有{num}个部门报送了数据：{info}"
    return sentence

3、输出文档

（耐心警告！）调整 word 中的文本和表格样式的操作比较繁琐，需一步一步设置，预设表头如下：

table_title = ['一级指标', '二级指标', '三级指标', '四级指标', '各部门报送情况', '备注']

其他详见代码注释。

def what_doc(title, word, sentence, table, filename):  # 传入副标题日期，开头/落款日期，文段，表数据，文件名


    

    doc = Document()
    section = doc.sections[0]
    new_width, new_height = section.page_height, section.page_width
    section.orientation = WD_ORIENTATION.LANDSCAPE
    section.page_width = new_width
    section.page_height = new_height
    # 段落的全局设置
    doc.styles['Normal'].font.name = u'宋体'  # 字体
    doc.styles['Normal']._element.rPr.rFonts.set(qn('w:eastAsia'), u'宋体')  # 中文字体需再添加这个设置
    doc.styles['Normal'].font.size = Pt(14)  # 字号 四号对应14
    t1 = doc.add_paragraph()  # 大标题
    t1.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中
    _t1 = t1.add_run(all_title)
    _t1.bold = True
    _t1.font.size = Pt(22)
    t2 = doc.add_paragraph()  # 副标题
    t2.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中
    _t2 = t2.add_run(title + "\n")
    _t2.bold = True
    doc.add_paragraph(word + sentence +"\n\n").paragraph_format.first_line_indent = Inches(0.35)  # 首行缩进
    doc.add_paragraph(word).paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.RIGHT  # 右对齐
    doc.add_paragraph("各部门具体报送情况见附件：")

    doc.add_page_break()  # 分页---------------------------------------------------------------
    fujian = doc.add_paragraph().add_run("\n附件")
    fujian.bold = True
    fujian.font.size = Pt(16)
    t3 = doc.add_paragraph()  # 附件大标题
    t3.paragraph_format.alignment = WD_PARAGRAPH_ALIGNMENT.CENTER  # 居中
    _t3 = t3.add_run("XX公司业务数据表")
    _t3.bold = True
    _t3.font.size = Pt(22)

    rows = len(table)+1
    word_table = doc.add_table(rows=rows, cols=6


    
, style='Table Grid')  # 创建rows行、6列的表格
    word_table.autofit=True  # 添加框线
    table = [table_title] + table  # 固定的表头+表数据
    for row in range(rows):  # 写入表格
        cells = word_table.rows[row].cells
        for col in range(6):
            cells[col].text = str(table[row][col])
    for i in range(len(word_table.rows)):    # 遍历行列，逐格修改样式
        for j in range(len(word_table.columns)):
            for par in word_table.cell(i, j).paragraphs:  # 修改字号
                for run in par.runs:
                    run.font.size = Pt(10.5)
            for par in word_table.cell(0, j).paragraphs:  # 第一行加粗
                for run in par.runs:
                    run.bold = True
    doc.save(dir+filename)

执行！74份有记录的日报也写好啦，一共178份。

一顿操作猛如虎，总算是批量生成了日报，盒饭该加个鸡腿子了吧... ...

源码下载

如果大家对文中的源码和数据感兴趣，电脑网页打开下方链接即可下载

https://alltodata.cowtransfer.com/s/9c8f675d2f7544

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